Kebijakan Privasi Layanan Pesan Halo Amikom

Amikom - Kampus IT & Creative Economy Terakreditasi Unggul - Kebijakan Privasi Layanan Pesan Halo Amikom

Kebijakan Privasi Layanan Pesan Halo Amikom

Universitas Amikom Yogyakarta

Terakhir diperbarui: 30 Agustus 2026

Kebijakan Privasi ini menjelaskan bagaimana Universitas Amikom Yogyakarta (“kami”, “kampus”) mengumpulkan, menggunakan, menyimpan, dan melindungi data pribadi ketika Anda berkomunikasi melalui layanan pesan Halo Amikom.

Layanan ini mencakup saluran yang kami operasikan dari waktu ke waktu, antara lain:

  • WhatsApp Halo Amikom Yogyakarta (layanan umum dan akademik)
  • WhatsApp PMB Amikom Yogyakarta (penerimaan mahasiswa baru)
  • Telegram Halo Amikom Yogyakarta
  • live chat atau formulir pesan di situs kampus yang terhubung ke sistem Halo Amikom

Kebijakan ini berlaku untuk percakapan layanan tersebut, bukan untuk seluruh sistem informasi kampus (portal akademik, e-learning, dan sejenisnya) yang dapat memiliki ketentuan tersendiri.

Dengan mengirim pesan ke saluran resmi kami, Anda memahami bahwa data yang Anda kirimkan akan diproses sesuai kebijakan ini.

 

1. Pengendali data

Pengendali data pribadi:

Universitas Amikom Yogyakarta
Jl. Ring Road Utara, Kelurahan Condongcatur, Kecamatan Depok, Kabupaten Sleman, Daerah Istimewa Yogyakarta 55283
Telepon: (0274) 884201–207
Email publik: amikom@amikom.ac.id
Situs: https://home.amikom.ac.id/

Permintaan terkait data pada layanan Halo Amikom (akses, koreksi, atau penghapusan) dapat diajukan melalui sistem tiket Care Amikom: https://care.amikom.ac.id/

 

2. Data yang kami kumpulkan

Tergantung saluran dan isi percakapan, kami dapat memproses:

Data identitas dan kontak

  • nama tampilan / nama profil pada WhatsApp, Telegram, atau saluran lain
  • nomor telepon (WhatsApp)
  • username atau ID akun (Telegram)
  • alamat email, apabila Anda memberikannya dalam percakapan

Isi komunikasi

  • teks pesan
  • berkas, gambar, dokumen, atau media yang Anda kirim
  • riwayat percakapan dengan petugas kampus

Data teknis layanan

  • waktu kirim dan terima pesan
  • status pengiriman (terkirim, dibaca, gagal)
  • identifikasi percakapan di sistem inbox kampus

Data yang Anda berikan sendiri dalam pesan

Misalnya NIM, program studi, data pendaftaran, atau dokumen pendukung. Kami tidak mewajibkan data sensitif melalui chat. Mohon jangan mengirim kata sandi, kode OTP bank, atau data keuangan yang tidak relevan dengan layanan.

Kami tidak menggunakan Facebook Login pada layanan Halo Amikom. Kami tidak mengambil daftar teman Facebook atau data akun media sosial di luar yang diperlukan untuk mengirim dan menerima pesan pada saluran resmi di atas.

 

3. Cara data diperoleh

Data diperoleh ketika Anda:

  • mengirim pesan ke nomor atau akun resmi Halo / PMB Amikom
  • membalas pesan dari saluran resmi tersebut
  • mengisi formulir atau live chat yang terhubung ke Halo Amikom

Untuk WhatsApp, pesan dikirim melalui WhatsApp Cloud API yang disediakan Meta Platforms. Untuk Telegram, pesan dikirim melalui Bot API Telegram. Inbox kampus dikelola pada sistem Halo Amikom yang dioperasikan Universitas Amikom Yogyakarta di https://halo.amikom.ac.id/.

 

4. Tujuan pemrosesan

Data diproses untuk:

  1. menjawab pertanyaan layanan akademik, kemahasiswaan, informasi kampus, dan penerimaan mahasiswa baru
  2. menindaklanjuti permintaan Anda ke unit terkait di kampus
  3. mengirim pemberitahuan layanan yang Anda minta atau yang wajar terkait percakapan tersebut (misalnya konfirmasi, tautan, atau kode verifikasi layanan kampus)
  4. menjaga kualitas layanan, pelatihan petugas, dan audit internal
  5. memenuhi kewajiban hukum dan keamanan sistem (mencegah penyalahgunaan, spam, atau insiden)

Dasar pemrosesan: pelaksanaan layanan yang Anda minta, kepentingan sah penyelenggaraan pendidikan, dan/atau kewajiban hukum yang berlaku di Indonesia, termasuk Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.

Kami tidak menjual data pribadi Anda. Kami tidak menggunakan percakapan Halo Amikom untuk iklan pihak ketiga.

 

5. Siapa yang dapat mengakses data

Akses diberikan sebatas yang diperlukan kepada:

  • petugas layanan (agent) dan supervisor unit terkait
  • pengelola teknis Halo Amikom (Direktorat terkait / unit IT)
  • penyedia platform saluran pesan, sepanjang diperlukan agar pesan dapat terkirim:
    • Meta Platforms untuk WhatsApp Business / Cloud API
    • Telegram untuk saluran Telegram

Penyedia platform memproses data sesuai kebijakan mereka masing-masing, antara lain:

Sistem inbox Halo Amikom di-host dan dikendalikan oleh Universitas Amikom Yogyakarta, bukan oleh pihak ketiga BSP WhatsApp.

 

6. Penyimpanan dan retensi

Data percakapan disimpan pada sistem Halo Amikom di infrastruktur yang dikelola kampus, dengan akses terbatas.

Data disimpan selama diperlukan untuk:

  • menyelesaikan layanan yang Anda minta
  • keperluan administrasi, audit, atau kewajiban hukum
  • jangka waktu retensi internal kampus

Setelah tidak diperlukan, data dapat dianonimkan atau dihapus sesuai prosedur kampus dan permintaan sah dari Anda (lihat bagian 8).

 

7. Keamanan

Kami menerapkan kontrol akses, koneksi HTTPS, dan pembatasan akun petugas. Tidak ada sistem yang sepenuhnya bebas risiko. Jika Anda mencurigai pesan dari pihak yang mengaku sebagai Amikom tetapi bukan saluran resmi, hubungi kami melalui kontak di bagian 1.

 

8. Hak Anda dan permintaan penghapusan data

Sesuai hukum yang berlaku, Anda dapat mengajukan permintaan untuk:

  • memperoleh informasi mengenai data pribadi Anda yang kami proses pada layanan Halo Amikom
  • memperbaiki data yang tidak akurat
  • menghapus data percakapan layanan Halo Amikom, sepanjang tidak bertentangan dengan kewajiban hukum atau kepentingan sah kampus (misalnya arsip akademik yang wajib disimpan)

 

Cara mengajukan penghapusan data

Buat tiket di https://care.amikom.ac.id/ dengan:

  1. judul / subjek: Permintaan Hapus Data — Halo Amikom
  2. nama lengkap
  3. nomor WhatsApp dan/atau akun Telegram yang digunakan menghubungi kami
  4. saluran yang dimaksud (Halo / PMB / Telegram)
  5. pernyataan bahwa Anda adalah pemilik nomor atau akun tersebut

Kami dapat meminta verifikasi wajar (misalnya membalas dari nomor atau akun yang sama) sebelum memproses permintaan.

Target waktu tanggapan: paling lambat 14 hari kerja, kecuali diperlukan verifikasi tambahan.

Penghapusan di inbox kampus tidak otomatis menghapus salinan yang mungkin masih ada di perangkat Anda, di WhatsApp/Telegram, atau pada cadangan sistem untuk jangka waktu terbatas.

 

9. Anak di bawah umur

Layanan Halo Amikom ditujukan untuk calon mahasiswa, mahasiswa, orang tua/wali, alumni, dan masyarakat yang berkepentingan dengan layanan kampus. Jika Anda adalah orang tua atau wali, mohon dampingi penggunaan saluran ini oleh anak di bawah umur.

 

10. Perubahan kebijakan

Kami dapat memperbarui kebijakan ini. Tanggal “Terakhir diperbarui” di bagian atas halaman akan disesuaikan. Versi yang berlaku adalah versi yang dipublikasikan di halaman ini.

 

11. Hubungi kami

Keperluan Kontak
Pertanyaan umum kampus amikom@amikom.ac.id · (0274) 884201–207
Kebijakan privasi & hapus data Halo Amikom https://care.amikom.ac.id/
Situs kampus https://amikom.ac.id/
Penerimaan mahasiswa baru https://pmb.amikom.ac.id/

Universitas Amikom Yogyakarta berkomitmen memperlakukan data pribadi pada layanan pesan Halo Amikom secara wajar, terbatas pada tujuan layanan, dan sesuai peraturan perundang-undangan yang berlaku.